Smlouva o zpracování osobních údajů

Datum účinnosti: 9. 6. 2026

Tato Smlouva o zpracování osobních údajů (dále jen „Smlouva“) se uzavírá podle článku 28 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“) mezi uživatelem služby Linca, AI telefonního asistenta (dále jen „Správce“ nebo „Uživatel“), a společností SLAI labs s.r.o., se sídlem Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1, Česká republika, IČO: 24010065, email: jiri@linca.cz (dále jen „Zpracovatel“).

Smlouva upravuje zpracování osobních údajů Volajících, které Zpracovatel provádí jménem Správce při poskytování služby Linca.

1. Vymezení pojmů

• Podmínky – Obchodní podmínky služby Linca.
• Zásady ochrany osobních údajů – Informace o zpracování osobních údajů pro Uživatele.
• Informace pro Volající – Informace o zpracování osobních údajů pro Volajícího.
• Volající – fyzická osoba, která volá na telefonní číslo Správce a jejíž hovor přijme Linca.
• Údaje Volajících – osobní údaje Volajících zpracovávané při vyřízení hovoru službou Linca: telefonní číslo, jméno, čas a délka hovoru, dočasný zvukový proud, dočasný přepis a Shrnutí hovoru.
• Shrnutí hovoru – textové shrnutí hovoru vytvořené umělou inteligencí, které Linca doručí Správci.
• Další zpracovatel – třetí strana, kterou Zpracovatel zapojí do zpracování Údajů Volajících.

2. Rozsah a přednost

1. Tato Smlouva je součástí Podmínek. Uživatel ji přijímá založením účtu Linca.
2. Pokud jsou tato Smlouva a Podmínky v rozporu ohledně zpracování Údajů Volajících, má přednost tato Smlouva.
3. U vlastních osobních údajů Uživatele (údaje o účtu, údaje o zařízení, analytika, podpora) vystupuje Zpracovatel jako správce. Toto zpracování popisují Zásady ochrany osobních údajů a tato Smlouva se na něj nevztahuje.

3. Popis zpracování

Předmět, doba trvání, povaha a účel zpracování, typ osobních údajů a kategorie subjektů údajů jsou uvedeny v Příloze I.

4. Povinnosti Správce

1. Správce odpovídá za zákonnost zpracování Údajů Volajících, zejména za existenci právního základu podle článku 6 GDPR.
2. Správce zajistí, aby Volající byli o zpracování informováni. Zpracovatel to podporuje tím, že každému Volajícímu oznámí, že hovoří s AI asistentem, a zveřejňuje Informace pro Volající. Správce nesmí nastavit Lincu tak, aby před Volajícími zatajil použití AI asistenta.
3. Správce nesmí nastavit Lincu tak, aby se Volajících dotazoval na zvláštní kategorie osobních údajů (článek 9 GDPR) nebo na údaje dětí.
4. Žádosti Volajících o přístup k jejich Shrnutí hovoru nebo o jeho výmaz může Zpracovatel vyřídit přímo, jménem Správce; o vyřízení Správce informuje. Ostatní žádosti Zpracovatel bez zbytečného odkladu předá Správci.

5. Povinnosti Zpracovatele

1. Pokyny. Zpracovatel zpracovává Údaje Volajících pouze na základě doložených pokynů Správce. Pokyny tvoří tato Smlouva, Podmínky a nastavení Uživatele v aplikaci. Pokud Zpracovatel považuje pokyn za rozporný s GDPR nebo jiným právním předpisem o ochraně osobních údajů, bez zbytečného odkladu na to Správce upozorní.
2. Mlčenlivost. Zpracovatel zajistí, aby osoby oprávněné zpracovávat Údaje Volajících byly zavázány mlčenlivostí.
3. Zabezpečení. Zpracovatel zavede technická a organizační opatření uvedená v Příloze II a udržuje je aktuální (článek 32 GDPR).
4. Žádné zpracování pro vlastní účely. Zpracovatel nepoužívá Údaje Volajících pro své vlastní účely. Ke zlepšování služby používá pouze anonymizovaná data, která už nelze spojit s Volajícím a nejsou osobními údaji.
5. Záznamy a součinnost. Zpracovatel vede záznamy o činnostech zpracování prováděných jménem Správce a na žádost spolupracuje s dozorovým úřadem.

6. Další zpracovatelé

1. Správce uděluje obecné povolení k zapojení Dalších zpracovatelů uvedených v Příloze III.
2. Zamýšlené přidání nebo nahrazení Dalšího zpracovatele Zpracovatel oznámí nejméně 14 dní předem v aplikaci nebo e-mailem. Správce může v této lhůtě vznést námitku z důvodných příčin týkajících se ochrany osobních údajů. Pokud se strany nedohodnou, může Správce Podmínky vypovědět.
3. Zpracovatel ukládá každému Dalšímu zpracovateli smluvně stejné povinnosti v oblasti ochrany osobních údajů, jaké stanoví tato Smlouva, a za plnění povinností Dalšího zpracovatele odpovídá Správci v plném rozsahu.

7. Součinnost Správci

1. S ohledem na povahu zpracování je Zpracovatel Správci nápomocen vhodnými technickými a organizačními opatřeními při vyřizování žádostí Volajících o výkon jejich práv podle kapitoly III GDPR.
2. Zpracovatel je Správci nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi podle článků 32 až 36 GDPR (zabezpečení, ohlašování porušení, posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a předchozí konzultace), a to při zohlednění informací, které má Zpracovatel k dispozici.

8. Porušení zabezpečení osobních údajů

1. Porušení zabezpečení Údajů Volajících Zpracovatel ohlásí Správci bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od okamžiku, kdy se o něm dozví.
2. Ohlášení obsahuje informace požadované článkem 33 odst. 3 GDPR v rozsahu, v jakém jsou dostupné. Informace, které ještě nejsou k dispozici, Zpracovatel doplní bez zbytečného odkladu, jakmile je získá.
3. Zpracovatel je Správci nápomocen při ohlášení dozorovému úřadu a případně při oznámení dotčeným Volajícím.

9. Předávání mimo EHP

1. Zpracovatel předává Údaje Volajících mimo Evropský hospodářský prostor pouze na základě záruk podle kapitoly V GDPR: rozhodnutí o odpovídající ochraně (včetně Rámce EU–USA pro ochranu údajů) nebo standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí, v případě potřeby doplněných posouzením vlivu předání a dodatečnými opatřeními.
2. Mechanismus předání pro každého Dalšího zpracovatele je uveden v Příloze III. Kopie standardních smluvních doložek lze vyžádat na jiri@linca.cz.

10. Audit

1. Zpracovatel poskytne Správci veškeré informace potřebné k doložení plnění této Smlouvy. V první řadě tak činí předložením dokumentace a odpověďmi na písemné dotazy.
2. Správce nebo nezávislý auditor, kterého Správce pověří a který je zavázán mlčenlivostí, může u Zpracovatele provést audit nejvýše jednou za 12 měsíců, s písemným oznámením nejméně 30 dní předem, v pracovní době a bez narušení provozu Zpracovatele. Náklady auditu nese Správce.
3. Omezení podle odstavce 2 neplatí, pokud audit požaduje dozorový úřad nebo pokud následuje po porušení zabezpečení osobních údajů.

11. Doba trvání, vrácení a výmaz

1. Tato Smlouva platí po dobu trvání účtu Uživatele.
2. Po zrušení účtu Zpracovatel do 30 dnů vymaže všechny Údaje Volajících a do dalších 30 dnů je vymaže ze záloh, pokud právo Unie nebo členského státu nevyžaduje jejich uchování.
3. Na žádost podanou před zrušením účtu Zpracovatel před výmazem vrátí Správci Shrnutí hovorů ve strojově čitelném formátu.

12. Odpovědnost

Odpovědnost stran podle této Smlouvy se řídí článkem 82 GDPR a v rozsahu, v jakém to právní předpisy umožňují, omezením odpovědnosti podle článku 10 Podmínek.

13. Závěrečná ustanovení

1. Tato Smlouva se řídí právem České republiky.
2. Zpracovatel může tuto Smlouvu změnit postupem podle článku 16 Podmínek. Uživatel je o změně informován nejméně 14 dní před její účinností a v případě nesouhlasu může Podmínky vypovědět.
3. Rozhodující je české znění této Smlouvy.

Příloha I – Popis zpracování

Příloha II – Technická a organizační opatření

• Šifrování dat při přenosu (TLS) i v klidu.
• Řízení přístupu k produkčním systémům podle rolí a auditní záznamy přístupů.
• Zvukové proudy zpracovávané pouze v paměti, nikdy nezapisované na disk.
• Dočasné přepisy smazané ihned po vytvoření Shrnutí hovoru.
• Automatické filtrování zvláštních kategorií údajů ze Shrnutí hovorů před uložením.
• Pravidelné sledování zranitelností a aktualizace systémů.
• Závazek mlčenlivosti všech osob s přístupem k Údajům Volajících.
• Další zpracovatelé vázaní smlouvami o zpracování s rovnocennými povinnostmi.
• Postup pro řešení incidentů, který zajišťuje ohlášení podle článku 8.
• Zálohy smazané do 30 dnů od uplynutí platnosti.

Příloha III – Další zpracovatelé

Změnový protokol:

• v1.0 (9. 6. 2026): První zveřejnění